Cuando una conversación ocurre fuera de las plataformas conectadas —una reunión en persona, o una llamada desde tu teléfono— puedes grabarla con el celular y enviarla al chat de diio en WhatsApp. diio te pedirá algunos datos para identificarla y luego la analiza igual que cualquier otra conversación.
Antes de empezar
Tu teléfono vinculado a diio. Ve a Mis preferencias → Perfil → Información de Contacto, selecciona el país e ingresa tu número sin espacios ni guiones. Ese número es el que habilita el chat de diio en WhatsApp.
Un audio en formato compatible: MP3, M4A, AAC u OGG.
Los nombres y correos de los participantes. diio los usa para atribuir cada voz y para asociar la conversación al contacto correcto en el CRM.
Cómo grabar
Sirve cualquier app de grabación: Notas de voz en iOS, Grabadora de voz en Android o la de terceros que prefieras. Las reuniones presenciales también se pueden enviar a diio desde la app móvil o Slack; aquí te explicamos la vía de WhatsApp.
En una reunión presencial, deja el teléfono al centro de la mesa para capturar todas las voces.
Activa el modo no molestar para que no te corten la grabación.
Graba en un lugar sin ruido de fondo: el ruido ambiental reduce bastante la precisión de la transcripción.
Procura que todas las voces se escuchen con volumen similar. Una voz muy baja puede perderse.
No cortes ni fragmentes el audio si no es necesario: diio lo procesa como un único bloque continuo.
Envía el audio
Abre el chat de diio en WhatsApp.
Toca el botón para adjuntar archivos y selecciona el audio desde tu teléfono.
Cuando diio te pregunte de qué se trata, elige Llamada o Reunión presencial.
Desde ahí el flujo cambia según lo que elijas.
Si es una llamada
Escucha los fragmentos que te mostrará diio.
Indica a qué participante corresponde cada voz.
Confirma la asignación.
diio procesa el audio y lo encontrarás como Llamada en "Todas las conversaciones". Las llamadas no se vinculan con una cita del calendario.
Esta es la vía para llamadas hechas fuera de HubSpot Call, Aircall o CloudTalk. Si usas alguna de esas plataformas, las llamadas entran solas y no necesitas subir nada.
Si es una reunión presencial
Indica el nombre y correo de los participantes.
Selecciona la cita del calendario correspondiente.
Confirma la información.
La cita seleccionada debe corresponder a una reunión presencial y no puede incluir un enlace de videollamada: si lo tiene, diio puede interpretarla como reunión remota. Conviene crear el evento en el calendario antes de la reunión, con los participantes y sin link.
diio procesa el audio y lo encontrarás como Reunión en "Todas las conversaciones".
Por qué conviene vincularla con una cita
Al seleccionar la cita correspondiente, diio puede asociar la reunión con los contactos y negocios correctos en el CRM, y aplicar el playbook que tenías asignado a ese evento. Puedes continuar sin seleccionar una cita, pero la conversación podría no quedar asociada correctamente en tu pipeline.
Requisitos del audio
Para que diio lo procese, el audio debe:
Estar en formato MP3, M4A, AAC u OGG.
Incluir al menos dos voces.
Superar el mínimo configurado en Validaciones. Por defecto, el mínimo se mide en caracteres (1500 para reuniones y 250 para llamadas); el mínimo de tiempo hablado viene desactivado.
Tamaño del archivo en WhatsApp: WhatsApp permite subir archivos de audio de hasta 16 MB. Si el archivo supera este límite, puedes enviarlo como documento, opción que permite archivos de hasta 100 MB, o intentar comprimir el audio para reducir su tamaño antes de subirlo.